Outlook 2007, 2010, 2013, 2016 లో ఇమెయిల్‌లను ఎలా ఆర్కైవ్ చేయాలి



సమస్యలను తొలగించడానికి మా పరికరాన్ని ప్రయత్నించండి

మీరు మీ మైక్రోసాఫ్ట్ lo ట్లుక్ మెయిల్‌బాక్స్‌ను ఎంత ఎక్కువగా ఉపయోగిస్తారో, మీ మెయిల్‌బాక్స్ పెరుగుతుంది. మీరు దాని గురించి ఆలోచిస్తే, పేపర్లు మీ డెస్క్‌పై ఎలా పోగుపడతాయో దానికి చాలా పోలి ఉంటుంది. పైల్ చాలా పెద్దది అయినప్పుడు మీరు దాన్ని ఏమి చేయాలి? నిజ జీవితంలో, మీరు ప్రతి పత్రాన్ని క్రమబద్ధీకరించడానికి సమయం తీసుకోవచ్చు మరియు తక్కువ ప్రాముఖ్యత లేని వాటిని విస్మరించేటప్పుడు ముఖ్యమైన పేపర్‌లను నిల్వ చేయవచ్చు. అదృష్టవశాత్తూ, మీరు Out ట్‌లుక్‌లో అదే విధానాన్ని పున ate సృష్టి చేయవచ్చు.



మినహాయింపు లేకుండా, lo ట్లుక్ యొక్క ప్రతి వెర్షన్ ఆర్కైవింగ్కు మద్దతు ఇస్తుంది. ఇంకా, Out ట్‌లుక్‌లో మీ వస్తువులను ఆర్కైవ్ చేసేటప్పుడు మీకు బహుళ ఎంపికలు ఉన్నాయి. పాత సందేశాలు, నియామకాలు మరియు పనులను పరిష్కరించడానికి ఆటోఆర్కైవ్‌ను ఉపయోగించడం అత్యంత అనుకూలమైన మార్గం. దీన్ని చేయటానికి మరొక మార్గం ఏమిటంటే, సందేశాలను నిర్దిష్ట ఫోల్డర్‌కు తరలించడానికి మాన్యువల్ ఆర్కైవింగ్‌ను ఉపయోగించడం. కానీ శీఘ్ర మార్గం ఉపయోగించడం ఆర్కైవ్ బటన్ ఉంది ఫైల్ మెను.



తొలగించలేని ఆర్కైవింగ్ ప్రయోజనాల కోసం lo ట్లుక్ డిఫాల్ట్ ఫోల్డర్‌ను ఉంచుతుందని గుర్తుంచుకోండి. మీ ఇమెయిల్‌ను ఆర్కైవ్ చేయడం వలన శుభ్రమైన దుకాణాన్ని ఉంచడానికి మీకు సహాయపడుతుంది, మీ ఇన్‌బాక్స్‌ను అస్తవ్యస్తంగా ఉంచేటప్పుడు పాత ఇమెయిల్‌ల కోసం శోధించడం సులభం చేస్తుంది.



క్రింద మీరు గైడ్‌ల శ్రేణిని కలిగి ఉంటారు, ఇవి అవుట్‌లుక్‌లోని వస్తువులను ఆర్కైవ్ చేయడం ద్వారా సాధ్యమయ్యే ప్రతి విధంగా మిమ్మల్ని నడిపిస్తాయి. ప్రారంభిద్దాం!

విధానం 1: ఒకే చర్యతో సందేశాలను మాన్యువల్‌గా ఆర్కైవ్ చేస్తుంది

ఈ పద్ధతి ఆర్కైవ్ ఫోల్డర్‌కు ఒకటి లేదా అంతకంటే ఎక్కువ సందేశాలను తరలించే వేగవంతమైన మార్గం. ఈ ఆర్కైవ్ చేసిన ఫైల్‌లు శోధన పెట్టె ద్వారా లేదా మానవీయంగా నావిగేట్ చేయడం ద్వారా అందుబాటులో ఉంటాయి ఆర్కైవ్ ఫోల్డర్. ఆర్కైవ్ చేసిన అంశాలను సందర్శించడం ద్వారా మొబైల్ పరికరాల్లో కూడా చూడవచ్చు ఆర్కైవ్ ఫోల్డర్. Lo ట్లుక్ 2016 లో మాన్యువల్‌గా ఆర్కైవ్ చేసే అంశాలపై శీఘ్ర గైడ్ ఇక్కడ ఉంది:

  1. Lo ట్లుక్ తెరిచి, మీలో ఒకటి లేదా అంతకంటే ఎక్కువ సందేశాలను ఎంచుకోండి ఇన్బాక్స్ లేదా ఏదైనా ఇతర ఫోల్డర్.
  2. క్లిక్ చేయండి ఆర్కైవ్ లోపల ఐకాన్ తొలగించు సమూహం. ఆర్కైవ్ చిహ్నం lo ట్లుక్ 2016 లో రిబ్బన్ లోపల మాత్రమే కనిపిస్తుంది.
    గమనిక: మీరు కూడా కొట్టవచ్చు బ్యాక్‌స్పేస్ కీ అదే ఫలితాన్ని సాధించడానికి.
  3. మీరు మీ సందేశాలను లోపల కనుగొనగలుగుతారు ఆర్కైవ్‌లు ఫోల్డర్.
    గమనిక: మీరు ఇంతకు మునుపు ఉపయోగించకపోయినా ఆర్కైవ్ ఫోల్డర్ స్వయంచాలకంగా సృష్టించబడుతుంది. మీరు ఆర్కైవ్ ఫోల్డర్‌ను చూడలేకపోతే, వెళ్ళండి ఫైల్> ఆఫీస్ ఖాతా> నవీకరణ ఎంపికలు మరియు క్లిక్ చేయండి ఇప్పుడే నవీకరించండి .

విధానం 2: ఆటోఆర్కైవ్ ఫీచర్‌ను ఉపయోగించడం

Auto ట్‌లుక్ ఆటోఆర్కైవ్ అని పిలువబడే వస్తువులను ఆర్కైవ్ చేయగల ఆటోమేటిక్ ఫీచర్‌ను కలిగి ఉంది. ఈ లక్షణాన్ని క్రమమైన వ్యవధిలో ఆర్కైవ్ చేయడానికి ప్రోగ్రామ్ చేయవచ్చు. Lo ట్లుక్ యొక్క అన్ని వెర్షన్లు ఆర్కైవింగ్ కోసం మద్దతును కలిగి ఉన్నాయి. తేడా ఏమిటంటే, ఆటోఆర్కైవ్ అవుట్‌లుక్ 2010 లో మరియు తరువాత డిఫాల్ట్‌గా ఆపివేయబడింది.



తరువాత ఆటోఆర్కైవ్ ప్రారంభించబడింది, వినియోగదారులు ఆర్కైవ్ చేయదలిచిన ప్రతి ఫోల్డర్ కోసం లక్షణాలను సెట్ చేయవచ్చు. మీరు ఇమెయిల్‌ను ఆర్కైవ్ చేసినప్పుడు, అది మరొక PST ఫైల్‌లోకి తరలించబడుతుంది మరియు ఇకపై ప్రధాన PST ఫైల్‌లో అందుబాటులో ఉండదు. ఆటోఆర్కైవ్‌ను ప్రారంభించడం మరియు ఉపయోగించడం గురించి శీఘ్ర గైడ్ ఇక్కడ ఉంది:

ఆటోఆర్కైవ్‌ను ఎలా ప్రారంభించాలి మరియు కాన్ఫిగర్ చేయాలి

  1. తిరుగుట ఆటోఆర్కైవ్ ఆన్, నావిగేట్ చేయండి ఫైల్> ఎంపికలు . మీరు lo ట్‌లుక్‌లోకి ప్రవేశించిన తర్వాత సెట్టింగులు , క్లిక్ చేయండి ఆధునిక దాన్ని ముందుకు తీసుకురావడానికి టాబ్, ఆపై క్లిక్ చేయండి ఆటోఆర్కైవ్ సెట్టింగులు .
    గమనిక: Lo ట్లుక్ 2007 మరియు అంతకంటే ఎక్కువ వయస్సులో, మీరు కనుగొనవచ్చు ఆటోఆర్కైవ్ సెట్టింగులు ఉపకరణాలు> ఎంపికలు> ఇతర .
  2. ప్రతిదీ బూడిద రంగులో ఉంటే, మీరు పక్కన ఉన్న పెట్టెను టిక్ చేయాలి ఆటోఆర్కైవ్‌ను అమలు చేయండి ప్రారంభించడానికి ఆటోఆర్కైవ్.
  3. ఆటోఆర్కైవ్ ఎలా ప్రవర్తిస్తుందో ఇప్పుడు కాన్ఫిగర్ చేయాల్సిన సమయం వచ్చింది. ఆటో ఆర్కైవ్ ఎంత తరచుగా అమలు కావాలో ఎంచుకోవడం ద్వారా ప్రారంభించండి. డిఫాల్ట్ 14 రోజులు, కానీ మీరు దానిని శుభ్రంగా ఉంచాలనుకుంటే, 2 మరియు 6 మధ్య ఎక్కడో సెట్ చేయండి.
  4. ఆటోఆర్కైవ్ ప్రారంభమయ్యే ముందు మీకు తెలియజేయాలనుకుంటే, పక్కన ఉన్న పెట్టెను టిక్ చేయండి ఆటోఆర్కైవ్ అమలు చేయడానికి ముందు ప్రాంప్ట్ చేయండి . ఆటో-ఆర్కైవింగ్ మీ పనిలో జోక్యం చేసుకునే అవకాశం ఉన్నందున ఈ ఎంపికను ప్రారంభించడం మంచి ఆలోచన.
  5. మీ ఆర్కైవ్‌ను అనవసరమైన ఇమెయిల్‌లతో నింపకుండా ఉండటానికి, వదిలివేయడం మంచిది గడువు ముగిసిన ఇమెయిల్ తొలగించండి . మీరు డిసేబుల్ చేస్తే పాత వస్తువులను ఆర్కైవ్ చేయండి లేదా తొలగించండి, గడువు ముగిసిన సందేశాలు మాత్రమే పూర్తిగా తొలగించబడతాయి.
  6. మీ ఆర్కైవ్ ఫోల్డర్ lo ట్లుక్ లోపల కనిపించాలంటే, మీరు ప్రారంభించాలి ఫోల్డర్ జాబితాలో ఆర్కైవ్ ఫోల్డర్ చూపించు.
  7. ఇప్పుడు ఆర్కైవింగ్ కోసం డిఫాల్ట్ ఫోల్డర్ సెట్టింగులను సెట్ చేయండి.
  8. తరువాత, పక్కన టోగుల్ ప్రారంభించండి పాత అంశాలను తరలించండి క్లిక్ చేయండి బ్రౌజ్ చేయండి మీ అంశాలు ఆర్కైవ్ చేయబడాలని మీరు కోరుకునే ప్రదేశానికి మార్గం సెట్ చేయడానికి. కొట్టుట అలాగే మీ సెట్టింగులను నిర్ధారించడానికి.

మీరు ఆటోఆర్కైవ్‌ను ప్రారంభించి, కాన్ఫిగర్ చేసిన తర్వాత, అది స్వయంచాలకంగా నిర్ణీత సమయంలో దాని పనిని చేస్తుంది. అని తనిఖీ చేయడం ద్వారా ఇది పనిచేస్తుందని మీరు ధృవీకరించవచ్చు ఆర్కైవ్స్ ఫోల్డర్ జనాభా ఉంది.

వ్యక్తిగత ఫోల్డర్ల కోసం ఆటోఆర్కైవ్ లక్షణాలను కాన్ఫిగర్ చేస్తోంది

మీరు ఆటోఆర్కైవ్ లక్షణాన్ని కాన్ఫిగర్ చేసిన తర్వాత, మీ ప్రతి ఫోల్డర్‌లకు నిర్దిష్ట లక్షణాలను సెట్ చేయడం ద్వారా అదనపు నియంత్రణ పొరను జోడించవచ్చు. వంటి ఫోల్డర్‌లకు ఇది సాధారణ పద్ధతి తొలగించిన అంశాలు లేదా స్పామ్ మీ ప్రధాన ఇమెయిల్ ఫోల్డర్ కంటే భిన్నమైన ఆటోఆర్కైవ్ లక్షణాలను ఉపయోగించడానికి.
గమనిక: మీరు ఫోల్డర్ కోసం వ్యక్తిగత ఆటోఆర్కైవ్ సెట్టింగులను సెట్ చేయకపోతే, ఇది పైన కాన్ఫిగర్ చేయబడిన గ్లోబల్ ఆటోఆర్కైవ్ సెట్టింగులను స్వయంచాలకంగా ఉపయోగిస్తుంది.

వ్యక్తిగత ఆటోఆర్కైవ్ లక్షణాలను ఫోల్డర్‌కు సెట్ చేయడానికి శీఘ్ర గైడ్ ఇక్కడ ఉంది:

  1. మీరు ప్రాధాన్యంగా చికిత్స చేయదలిచిన ఫోల్డర్‌పై కుడి-క్లిక్ చేసి, క్లిక్ చేయండి లక్షణాలు.
  2. క్లిక్ చేయండి ఆటోఆర్కైవ్ దాన్ని ముందుకు తీసుకురావడానికి టాబ్. ఇక్కడ మీరు ఈ ఫోల్డర్‌కు మాత్రమే వర్తించే సెట్టింగ్‌ల ఎంపికను కలిగి ఉన్నారు.
  3. క్లిక్ చేయడం ద్వారా మీరు ఈ ఫోల్డర్ కోసం ఆటోఆర్కైవ్‌ను ఆపివేయవచ్చు ఈ ఫోల్డర్‌లో అంశాలను ఆర్కైవ్ చేయవద్దు .
  4. గ్లోబల్ ఆటోఆర్కైవ్ సెట్టింగులను భర్తీ చేయడానికి, క్లిక్ చేయండి ఈ సెట్టింగులను ఉపయోగించి ఈ ఫోల్డర్‌ను ఆర్కైవ్ చేయండి మరియు మీ మార్పులను క్రింద చేయండి. క్లిక్ చేయండి వర్తించు మీ సెట్టింగులను నిర్ధారించడానికి.
    గమనిక: ఈ సెట్టింగ్‌లు ఈ నిర్దిష్ట ఫోల్డర్‌లోని ఏ సబ్ ఫోల్డర్‌లకు వర్తించవని గుర్తుంచుకోండి. మీరు ప్రతిదాన్ని సవరించాలి.

విధానం 3: క్లీనప్ సాధనాలను ఉపయోగించి ఇమెయిల్‌లను మాన్యువల్‌గా ఆర్కైవ్ చేస్తుంది

మీరు ఆటోమేషన్ యొక్క పెద్ద అభిమాని కాకపోతే, మిడిల్ గ్రౌండ్ సొల్యూషన్ ఉంది, అది మరింత నియంత్రణతో పెద్ద మొత్తంలో ఆర్కైవ్ చేయడానికి మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది. ఈ పద్ధతిలో, మీరు మొత్తం ఫోల్డర్‌ను దాని ఉప ఫోల్డర్‌లతో పాటు ఆర్కైవ్ చేయవచ్చు. ఆటోఆర్కైవ్ ప్రారంభమయ్యే వరకు మీరు వేచి ఉండకూడదనుకుంటే, మీరు దీన్ని మీరే చేసుకోవచ్చు మరియు మీరు వాటిని ఎక్కడ సేవ్ చేయాలనుకుంటున్నారో ఎంచుకోవచ్చు. మీరు చేయవలసినది ఇక్కడ ఉంది:

  1. క్లిక్ చేయండి ఫైల్ టాబ్, ఆపై వెళ్ళండి సమాచారం మరియు నుండి డ్రాప్-డౌన్ మెనుని విస్తరించండి శుభ్రపరిచే సాధనాలు. ఎంచుకోండి ఆర్కైవ్ డ్రాప్-డౌన్ మెను నుండి.
  2. ఎంచుకోండి ఈ ఫోల్డర్ మరియు అన్ని సబ్ ఫోల్డర్లను ఆర్కైవ్ చేయండి మరియు మీరు ఆర్కైవ్ చేయదలిచిన ఫోల్డర్‌పై క్లిక్ చేయండి.
  3. మీ మొత్తం lo ట్లుక్ డేటా ఆర్కైవ్ కావాలంటే, జాబితా ఎగువన ఉన్న మీ ఇమెయిల్ చిరునామాపై క్లిక్ చేయండి.
  4. ప్రక్కన ఉన్న డ్రాప్-డౌన్ మెనుని ఉపయోగించండి కంటే పాత వస్తువులను ఆర్కైవ్ చేయండి ఆర్కైవ్ చేయవలసిన వస్తువుల కోసం తాజా తేదీని ఎంచుకోవడానికి. ఈ మెనులో మీరు సెట్ చేసిన తేదీ కంటే పాత అన్ని అంశాలు ఆర్కైవ్ చేయబడతాయి.
  5. పక్కన ఉన్న పెట్టెను తనిఖీ చేయడం ద్వారా ఆటో ఆర్కైవింగ్ నుండి గతంలో మినహాయించిన అంశాలను మీరు ఆర్కైవ్ చేయవచ్చు ఆటోఆర్కైవ్‌తో అంశాలను చేర్చండి .
  6. ఉపయోగించడానికి బ్రౌజ్ చేయండి మీ PST ఆర్కైవ్ సేవ్ చేయదలిచిన చోటికి మార్గాన్ని సెట్ చేయడానికి బటన్. క్లిక్ చేయండి అలాగే ప్రక్రియను ప్రారంభించడానికి.

కొన్ని ఇమెయిల్‌లు మీ డిఫాల్ట్ ఫోల్డర్‌ల నుండి ఆర్కైవ్ చేసిన pst ఫైల్‌కు తరలించబడతాయని మీరు త్వరలో గమనించవచ్చు.
గమనిక: ఆర్కైవ్ చేసిన ఫైల్ lo ట్‌లుక్‌లో ఫోల్డర్‌గా ప్రాప్యత కావాలి. కొన్ని కారణాల వల్ల అది వెళ్ళదు ఫైల్ క్లిక్ చేయండి ఓపెన్ & ఎగుమతి . అప్పుడు, క్లిక్ చేయండి Lo ట్లుక్ డేటా ఫైల్‌ను తెరవండి , మీ ఆర్కైవ్ యొక్క స్థానానికి నావిగేట్ చేయండి మరియు నొక్కండి అలాగే .

5 నిమిషాలు చదవండి